MyaGuide Reception — AI & Gegevens: hoe Mya werkt

Document: AI & Gegevens · Product: MyaGuide Reception · Versie 1.1 · Ingangsdatum: bij beschikbaarstelling van deze versie · Geschreven voor bewoners, in gewone taal

1 Waar dit document voor is

Dit document legt in gewone taal uit hoe Mya werkt, wat er gebeurt met wat u typt, en wat u moet weten voordat u Mya gebruikt. De juridische details staan in de Privacyverklaring en de Gebruiksvoorwaarden.

2 Wat Mya is

Mya is een computerprogramma dat u helpt informatie te vinden die uw gemeente of opvangorganisatie voor uw locatie heeft goedgekeurd en gepubliceerd. U typt een vraag in een van de beschikbare talen.

3 U praat met een computerprogramma

Mya is geen medewerker. Mya kiest het antwoord uit de gepubliceerde informatie van uw locatie. Mya gebruikt daarvoor geen kunstmatige intelligentie van buiten, zoals OpenAI, en zoekt niet op internet. Mya onthoudt u niet van een vorige keer. Mya werkt alleen met getypte tekst; er is geen spraak- of camerafunctie.

4 Welke informatie Mya gebruikt

Mya gebruikt alleen informatie die uw gemeente of opvangorganisatie heeft goedgekeurd en gepubliceerd. Als die informatie geen antwoord geeft op uw vraag, zegt Mya dat.

Een antwoord kan verkeerd of verouderd zijn als de gepubliceerde informatie verkeerd of oud is. Vraag het na bij een medewerker als het antwoord belangrijk is voor uw veiligheid, uw gezondheid of uw rechten.

5 Wat er gebeurt als u een vraag stelt

1. U typt uw vraag.
2. Uw vraag gaat naar de computers waarop de dienst draait.
3. Mya zoekt in de gepubliceerde informatie van uw locatie.
4. Staat het antwoord daarin, dan geeft Mya dat antwoord. Staat het er niet in, dan zegt Mya dat het geen antwoord kan vinden.
5. Het antwoord verschijnt op uw scherm. Er wordt niets van een eerdere sessie meegestuurd.

6 Wat wordt bewaard, en hoe lang

U hoeft geen account te maken en geen naam op te geven. Mya maakt geen profiel van u.

Uw gesprek wordt niet opgeslagen: niet in een database en niet in uw browser. Het gesprek staat alleen op de open pagina totdat u die ververst of sluit. Er is geen automatische wisfunctie als u de pagina open laat staan. Gebruikt u een gedeeld apparaat, ververs of sluit dan de pagina voordat iemand anders het gebruikt.

Uw gemeente of opvangorganisatie kan uw vraag of het antwoord niet terugzien. Zij ziet alleen hoe vaak welke taal is gevraagd op een locatie, per week, en kleine aantallen worden verborgen. Een bericht of screenshot dat u zelf naar de helpdesk stuurt, is iets anders en wordt maximaal twaalf maanden bewaard. De computers die de dienst leveren bewaren technische gegevens, zoals uw internetadres, maximaal 30 dagen voor de beveiliging.

7 Verlaat uw informatie uw apparaat?

Ja. Uw getypte vraag gaat van uw browser naar de computers die Mya laten werken. Typ daarom geen persoonlijke of gevoelige gegevens (artikel 10).

8 Wie er verder betrokken is

De volgende bedrijven helpen de dienst te leveren. Zij hebben ieder een eigen rol. De afspraken en internationale doorgiften worden beschreven in de Privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst.

• Cloudflare levert en beveiligt de dienst. Uw vraag loopt via hun computers.
• Supabase bewaart de gepubliceerde informatie, de accounts van medewerkers en de taalaantallen, in een datacenter in Ierland. Uw gesprek wordt daar niet opgeslagen.
• OpenAI helpt medewerkers met automatische vertaling van goedgekeurde en gepubliceerde broninformatie en met analyse van vooraf gefilterde documenttekst tot privévoorstellen. Medewerkers keuren de broninformatie goed; vertalingen naar alle ondersteunde Reception-talen worden automatisch gemaakt en kunnen fouten bevatten. Bronpublicatie is een afzonderlijke handeling; technisch gevalideerde vertalingen worden daarna automatisch aan die publicatie toegevoegd. Uw vraag aan Mya gaat nooit naar OpenAI.
• Resend en Google Workspace worden gebruikt voor e-mail met de helpdesk en met medewerkers.

Documentanalyse gebeurt vóórdat een medewerker de voorstellen beoordeelt. Bevoegde medewerkers mogen alleen geschikte algemene informatie uploaden; het filter herkent niet alle persoonsgegevens. De oorspronkelijke bestanden worden tijdelijk verwerkt. Voorstellen en herkomst worden bewaard. MyaGuide geeft geen opdracht tot modeltraining; het uitschakelen van API-responseopslag sluit provider-misbruikmonitoring niet uit.

Meer over deze bedrijven en over de bescherming van gegevens buiten Europa staat in de Privacyverklaring, artikel 7 en 8.

9 Wat Mya niet kan

Mya geeft geen medisch, juridisch of financieel advies en geen advies over uw verblijfs- of asielprocedure. Vraag daarvoor een deskundige of een medewerker.

Mya is geen hulpdienst. Bel in een noodsituatie 112 of zoek direct een medewerker.

Mya kent alleen de goedgekeurde informatie. Heel recente veranderingen kunnen ontbreken als de informatie nog niet is bijgewerkt.

Informatie in uw taal kan automatisch vertaald zijn. Medewerkers beoordelen de broninformatie; zij controleren niet standaard iedere vertaling. Uw vraag zelf wordt niet vertaald. Controleer belangrijke informatie, zoals veiligheidsregels of termijnen, bij een medewerker als u twijfelt.

10 Wat u beter niet typt

Typ in Mya liever niet:

• uw volledige naam, geboortedatum of een identiteits-, dossier- of registratienummer;
• informatie over uw gezondheid, uw verblijfs- of asielprocedure of andere gevoelige persoonlijke zaken;
• wachtwoorden, pincodes of financiële gegevens;
• iets wat u niet door een computersysteem wilt laten verwerken.

U hoeft deze informatie niet te geven om een gewone vraag over uw locatie beantwoord te krijgen. Heeft een medewerker zulke informatie nodig, dan vraagt die u dat rechtstreeks, niet via Mya.

Reken er niet op dat Mya gevoelige informatie herkent en verwijdert voordat u die verstuurt. Voor persoonlijke zaken vraagt u een medewerker om een geschikt, vertrouwelijk kanaal.

11 Hulp van een mens

Kan Mya uw vraag niet beantwoorden, vertrouwt u het antwoord niet, of praat u liever met een persoon? Vraag dan een medewerker van uw locatie. Mya is er voor dagelijkse vragen, niet om medewerkers te vervangen.

12 Samenhang met andere documenten

Dit document hoort bij de Privacyverklaring (hoe wij met persoonsgegevens omgaan), de Cookieverklaring (cookies en vergelijkbare technieken) en de Gebruiksvoorwaarden (de regels voor gebruik). Bij een verschil op een juridisch punt geldt het uitgebreidere document.

13 Vragen

Van Riemsdijk & Karman S.L. (MyaGuide)
Jávea, Spanje
reception@myaguide.com

14 Versiehistorie