MyaGuide Reception — Privacyverklaring
Document: Privacyverklaring · Product: MyaGuide Reception · Versie 1.1 · Ingangsdatum: bij beschikbaarstelling van deze versie
1 Inleiding
1.1 Deze privacyverklaring legt uit hoe Van Riemsdijk & Karman S.L., handelend onder de naam MyaGuide ("MyaGuide", "wij"), gevestigd in Jávea, Spanje, NIF ESB21983580, persoonsgegevens verwerkt in verband met MyaGuide Reception (de "Dienst").
1.2 MyaGuide Reception geeft bewoners van opvang- en ontvangstlocaties toegang tot informatie die de gemeente of opvangorganisatie die de locatie beheert heeft goedgekeurd en gepubliceerd, via een Guide en via Mya, een tekstinterface voor vragen. Deze verklaring geldt voor (a) medewerkers en andere bevoegde gebruikers van een Verantwoordelijke Organisatie die de Dienst beheren en (b) Bewoners die de Dienst zonder account gebruiken.
1.3 Lees deze verklaring samen met de Gebruiksvoorwaarden, de Cookieverklaring, het document AI & Gegevens en de Toegankelijkheidsverklaring. Begrippen met een hoofdletter hebben de betekenis uit de Gebruiksvoorwaarden. "Bewoner" is een functionele term voor iemand die de Dienst op een Locatie gebruikt en zegt niets over verblijfsrecht, nationaliteit of juridische status.
2 Wie is waarvoor verantwoordelijk
2.1 Voor de locatie-informatiedienst is de Verantwoordelijke Organisatie (de gemeente of opvangorganisatie, of een door haar aangewezen uitvoerder) verwerkingsverantwoordelijke. Zij bepaalt welke informatie wordt gepubliceerd, wie toegang heeft en met welk doel. MyaGuide is haar verwerker en handelt op haar gedocumenteerde instructies. Dat geldt voor de gepubliceerde informatie, de tijdelijke verwerking van vragen van Bewoners, medewerkersaccounts, beveiligingslogs, taalaggregaten, automatische brongebaseerde vertalingen, documentanalyse en private voorstellen/herkomst en ondersteuning namens de organisatie. De afspraken staan in een verwerkersovereenkomst tussen de organisatie en MyaGuide.
2.2 MyaGuide is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor uitsluitend: haar contract- en factuuradministratie met organisaties, aanvragen van organisaties die nog geen klant zijn, en haar eigen personeel.
2.3 Voor vragen over de verwerking van uw gegevens als Bewoner is de Verantwoordelijke Organisatie van uw Locatie het eerste aanspreekpunt. U kunt zich ook tot MyaGuide richten (artikel 14); wij sturen uw verzoek dan door.
3 Welke gegevens worden verwerkt
| Categorie | Gegevens | Toelichting |
|---|---|---|
| Vragen en antwoorden van Bewoners | De getypte vraag (maximaal 1.000 tekens), de gekozen taal en het antwoord | Uitsluitend tijdelijk verwerkt om het antwoord te maken. Niet opgeslagen in een database of in de browser. De open pagina toont het gesprek totdat u de pagina ververst of sluit |
| Technische verkeersgegevens | IP-adres, browser- en verzoekmetadata, Guide-identificatie | Nodig om de webdienst te leveren en te beveiligen. Beveiligingslimieten werken met versleutelde afleidingen, niet met uw IP-adres als sleutel |
| Taalverzoeken | Organisatie, Locatie, gevraagde taal, week en aantal | Zonder identiteit, vraagtekst of IP-adres. Organisaties zien alleen grove aantallen over vier afgesloten weken; aantallen onder vijf worden verborgen, andere naar beneden afgerond op vijf |
| Gepubliceerde locatie-informatie | Openingstijden, regels, voorzieningen, contactpersonen en andere door de organisatie goedgekeurde inhoud | Kan zakelijke contactgegevens van medewerkers of hulpverleners bevatten; de organisatie is verantwoordelijk voor rechtmatige opname |
| Medewerkersaccounts | Naam, zakelijk e-mailadres, authenticatie- en sessiegegevens, rollen, locatietoewijzing, uitnodigingen, beheer- en publicatiehistorie | Voor bevoegde toegang en herleidbaarheid van beheerhandelingen |
| Automatische vertaling | Goedgekeurde titel en tekst, eventuele activiteitlocatie, bron- en doeltaal | Beheerders beoordelen de broninformatie, niet iedere vertaling. De bron wordt afzonderlijk gepubliceerd; technisch gevalideerde vertalingen worden daarna automatisch toegevoegd, zonder andere ongepubliceerde wijzigingen mee te nemen. Geen vragen van Bewoners naar OpenAI |
| Document Import | Tijdelijke PDF/DOCX-inhoud, gefilterde tekst, voorstellen, bronfragmenten, herkomst en beoordeling | OpenAI analyseert gefilterde tekst vóór voorstelgoedkeuring. Originele bestanden niet als applicatiebestand bewaard. Voorstellen blijven privé tot goedkeuring en afzonderlijke publicatie; filtering is beperkt |
| Support en aanvragen | Naam, e-mailadres, organisatie, onderwerp, bericht en eventuele bijlagen die u zelf meestuurt | Voor ondersteuning en het beantwoorden van aanvragen |
| Zakelijke administratie | Contactpersonen, contract-, capaciteits- en factuurgegevens van organisaties | Voor dienstverlening en facturatie; bevat geen bewonersgegevens |
4 Geen account, geen profiel
4.1 U hoeft geen account aan te maken, u niet te registreren en geen naam of andere identificerende gegevens op te geven om Mya te gebruiken. De Dienst is zo ontworpen dat het gebruik geen opgeslagen profiel van u oplevert: geen registratie van uw identiteit, uw aanwezigheid op een Locatie of de vragen die u heeft gesteld.
4.2 De applicatie bewaart geen gespreksgeschiedenis en laadt geen eerdere sessie. Op een gedeeld apparaat kan de volgende gebruiker een nog open gesprek zien; ververs of sluit de pagina daarom voordat iemand anders het apparaat gebruikt. Er is geen automatische wisfunctie bij inactiviteit.
5 Doeleinden, grondslagen en bewaartermijnen
| Doel | Gegevens | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Informatie geven aan Bewoners | Vraag, antwoord, taal; technische verkeersgegevens | Taak van algemeen belang van de Verantwoordelijke Organisatie (art. 6 lid 1 onder e AVG); de organisatie legt de concrete wettelijke taak vast | Vraag en antwoord: niet opgeslagen; beveiligingssleutels 1 minuut tot 1 uur; hostinglogs maximaal 30 dagen |
| Taalplanning | Taalaggregaten | Taak van algemeen belang van de organisatie | 13 maanden |
| Beheer en publicatie | Medewerkersaccounts, rollen, inhoud, publicatiehistorie | Uitvoering van de taak van de organisatie; medewerkersgegevens op grond van het dienstverband | Accounts 12 maanden na einde toegang; inhoud gedurende de dienst; concepten 12 maanden |
| Beveiliging en misbruikpreventie | Technische verkeersgegevens, beveiligingslogs | Gerechtvaardigd belang van de organisatie en MyaGuide bij een veilige dienst | Maximaal 30 dagen; Workers-logs 7 dagen |
| Vertaling en documentanalyse | Goedgekeurde content voor vertaling; vooraf gefilterde uploadtekst voor analyse | Organisatie bepaalt en documenteert de toepasselijke rechtsgrond voor haar gebruik | API-responseopslag uit; provider-misbruikmonitoring kan blijven. Afspraken over voorstellen, herkomst en providerbewaring staan in de toepasselijke DPA |
| Ondersteuning en aanvragen | Naam, contact, bericht, bijlagen | Uitvoering van de dienst (namens organisatie) of precontractuele aanvraag (MyaGuide) | 12 maanden na afhandeling; verzendlogs 30 dagen |
| Contract en facturatie | Zakelijke gegevens van organisaties | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke bewaarplicht van MyaGuide | 7 jaar |
Bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheid, herkomst, geloof of strafrechtelijke gegevens) worden niet gevraagd. Typ deze niet in een vraag aan Mya; er is geen automatisch filter dat alle gevoelige informatie herkent. Residentvragen worden niet als gesprek opgeslagen. Dit geldt niet voor persoonsgegevens die onbedoeld in geüploade documenten, opgeslagen voorstellen, bronfragmenten, gepubliceerde content of support terechtkomen. Meld dit via de organisatie; bewerken of afwijzen is niet automatisch verwijderen.
5.4 Private importvoorstellen en oorspronkelijke fragmenten worden na twaalf maanden verwijderd: bij nog niet beoordeelde voorstellen gerekend vanaf de laatste wijziging, bij goedgekeurde of afgewezen voorstellen vanaf de beoordeling. Een importrecord met documentnaam/hash verdwijnt zodra alle voorstellen zijn verwijderd. Bevoegde Information Managers kunnen de private importset eerder verwijderen. Goedgekeurde kennis en noodzakelijke bronvermelding blijven onder de bestaande regels voor content en publicatiehistorie vallen. Afwijzen alleen is geen onmiddellijke verwijdering. De bestaande retour-/verwijderafspraken bij einde dienst blijven gelden.
6 Hoe Mya werkt
6.1 Mya selecteert het antwoord uit de door uw organisatie gepubliceerde informatie. Mya gebruikt daarvoor geen OpenAI of ander taalmodel en raadpleegt geen externe bronnen of kaartdiensten. Als de gepubliceerde informatie geen antwoord geeft, zegt Mya dat. Een antwoord kan onjuist of verouderd zijn als de gepubliceerde informatie dat is; vraag het bij medewerkers na wanneer het antwoord belangrijk is voor uw veiligheid of rechten.
6.2 OpenAI wordt gebruikt voor automatische vertaling na goedkeuring en publicatie van broninformatie en voor analyse van vooraf gefilterde documenttekst tot privévoorstellen. Medewerkers beoordelen de bron en de importvoorstellen; iedere taalvertaling wordt niet routinematig door hen goedgekeurd. Vragen van Bewoners gaan niet naar OpenAI. MyaGuide schakelt API-responseopslag uit en geeft geen opdracht voor modeltraining. Provider-misbruikmonitoring en eventuele caching kunnen gegevens bewaren; er wordt geen Zero Data Retention-garantie gegeven.
7 Ontvangers van persoonsgegevens
7.1 MyaGuide schakelt de volgende subverwerkers in. Zij verwerken uitsluitend voor het genoemde doel en zijn contractueel gebonden aan dezelfde beschermingsverplichtingen.
| Subverwerker | Doel | Gegevens | Locatie en doorgifte |
|---|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. (VS) | Hosting, beveiliging en levering van de Dienst | Tijdelijk verkeer van Bewoners en medewerkers, netwerkmetadata | Wereldwijd netwerk; geen algemene EU-only-garantie. Toepasselijke doorgiftewaarborgen moeten aantoonbaar zijn vóór inzet |
| Supabase, Inc. | Database en medewerkersauthenticatie | Gepubliceerde inhoud, medewerkersaccounts, publicatiehistorie, taalaggregaten en private importvoorstellen/herkomst; geen gesprekken | Ierland (eu-west-1); EU-standaardcontractbepalingen voor eventuele supporttoegang van buiten de EER |
| OpenAI Ireland Ltd | Automatische vertaling en documentanalyse | Goedgekeurde content en talen; gefilterde documenttekst en bronverwijzingen; geen vragen van Bewoners | Internationale verwerking volgens de toepasselijke standaard-DPA en doorgiftebepalingen; geen EU-only of Zero Data Retention-garantie |
| Plus Five Five, Inc. (Resend, VS) | Verzending van uitnodigings- en supportmail | Ontvanger, berichtinhoud, verzendgegevens | VS; EU-standaardcontractbepalingen |
| Google Ireland Limited (Google Workspace) | Supportmailbox | Supportmail en bijlagen | Dataregio en doorgiftewaarborgen hangen af van de toepasselijke accountinrichting |
7.2 De Verantwoordelijke Organisatie ziet de eigen medewerkers-, inhouds- en administratiegegevens en grove taalrapporten. Zij kan geen individuele vraag of antwoord van een Bewoner opvragen; die worden niet bewaard.
7.3 Daarnaast kunnen gegevens worden gedeeld met professionele adviseurs voor zover noodzakelijk, met autoriteiten wanneer de wet dat vereist, en met een rechtsopvolger bij overdracht van de onderneming onder voortzetting van deze bescherming. MyaGuide verkoopt geen persoonsgegevens en gebruikt gegevens van Bewoners niet voor training, advertenties of productanalyse.
8 Doorgifte buiten de EER
Sommige subverwerkers zijn gevestigd in of hebben toegang vanuit de Verenigde Staten. Voor inzet moeten de toepasselijke doorgiftewaarborgen aantoonbaar zijn: waar toepasselijk het EU-VS Data Privacy Framework voor de concrete gecertificeerde ontvanger of de EU-standaardcontractbepalingen, met beoordeling en eventuele aanvullende maatregelen. Dit document zegt geen accountcertificering of maatwerkbewijs van providers toe. Een kopie van de toepasselijke waarborgen is op te vragen via artikel 14.
9 Beveiliging
MyaGuide treft technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder versleuteld transport, toegangsbeheer per rol, organisatie-/locatiecontroles en beperkte logging. De DPA legt aanvullende eisen vast voor backups, bewaartermijnen en incidentafhandeling; MyaGuide voert de eigen procedures uit en gebruikt de toepasselijke standaarddocumentatie en beschikbare instellingen van haar leveranciers. Geen enkele methode van opslag of transport is volledig veilig. MyaGuide claimt geen certificering volgens een specifieke beveiligingsnorm.
10 Uw rechten
10.1 U heeft het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid, voor zover de AVG dat toekent, en het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens (Nederland) of de Agencia Española de Protección de Datos (Spanje).
10.2 Van uw gesprek met Mya bestaat geen opgeslagen kopie die kan worden ingezien of verwijderd. Een verzoek wordt wel beoordeeld voor gegevens die er wel zijn, zoals supportberichten of gepubliceerde inhoud waarin u wordt genoemd.
10.3 Richt uw verzoek in eerste instantie aan de Verantwoordelijke Organisatie van uw Locatie. Een verzoek aan MyaGuide sturen wij binnen twee werkdagen door. Wij vragen niet meer identificerende gegevens dan nodig om uw verzoek te behandelen.
11 Kinderen en kwetsbare Bewoners
Op Locaties kunnen gezinnen, alleenstaande minderjarigen en mensen in een kwetsbare situatie verblijven. De Dienst vraagt niet naar leeftijd of identiteit en probeert niet vast te stellen of een gebruiker minderjarig is. Dataminimalisatie geldt voor iedere Bewoner gelijk. Toezicht op het gebruik van digitale diensten door minderjarigen op een Locatie is de verantwoordelijkheid van de Verantwoordelijke Organisatie.
12 Cookies
Gesprekken en taalkeuze worden niet in cookies of browseropslag bewaard. Op de pagina's voor Bewoners worden geen analytics-, marketing- of trackingcookies gebruikt. Zie de Cookieverklaring.
13 Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen. Bij een inhoudelijke wijziging wordt een nieuwe ingangsdatum vermeld en tonen wij een melding in de Dienst bij het begin van een nieuwe sessie. Organisaties worden afzonderlijk geïnformeerd.
14 Contact
Van Riemsdijk & Karman S.L. (MyaGuide)
Jávea, Spanje
reception@myaguide.com
15 Versiehistorie
| Versie | Datum | Wijzigingen |
|---|---|---|
| 1.0 | 6 september 2026 | Eerste definitieve versie, in overeenstemming met de Reception Service Agreement en verwerkersovereenkomst v1.0. Vervangt alle eerdere concepten |
| 1.1 | 7 september 2026 | Actualisering documentanalyse, automatische vertaling na bronpublicatie en transparantie over beperkingen; bestaande contractafspraken blijven afzonderlijk gelden |
16 Leveranciersdocumentatie
De standaard-DPA, privacy/security-informatie en subverwerkerslijsten van Cloudflare, Supabase, OpenAI, Resend en Google Workspace onderbouwen de beschreven keten. Eigen regio-instellingen worden alleen bevestigd voor zover vastgesteld; een beschikbare provideroptie is geen algemene EU-only garantie. MyaGuide verstrekt beschikbare documentatie op verzoek en lost concrete afwijkingen met toepasselijke afspraken op; geen maatwerkcertificaten, volledige supportlandenverklaringen of individuele provider-restoreproeven worden toegezegd.